Pogodba o obdelavi osebnih podatkov

1. Stranki

Upravljavec je naročnik, podjetje, ki uporablja tablo nalog. Obdelovalec je Rok Rupnik s.p., BUKA, Stara Oselica 67, 4225 Sovodenj, matična številka 9204610000, davčna številka 72823909.

2. Predmet in trajanje

Obdelovalec obdeluje osebne podatke za upravljavca, da izvaja storitev table nalog in AI asistentov po splošnih pogojih. Pogodba velja, dokler traja naročnina.

3. Podatki in posamezniki

• Zaposleni upravljavca, ki uporabljajo tablo: ime, e-poštni naslov, vloga, vsebina nalog in pogovorov.
• Kupci, dobavitelji in drugi poslovni partnerji upravljavca, kolikor so v sistemu upravljavca (na primer Odoo) in jih naloga ali vprašanje potrebuje: ime, kontaktni podatki, naslov, podatki o naročilih in računih.

Posebnih vrst osebnih podatkov obdelovalec ne obdeluje, razen če to upravljavec izrecno naroči in se o tem pisno dogovorita.

4. Obveznosti obdelovalca

• Podatke obdeluje samo po navodilih upravljavca, ki so naloge in vprašanja na tabli ter pravila, dogovorjena ob vzpostavitvi.
• Osebe, ki imajo dostop do podatkov, so zavezane k zaupnosti.
• Upravljavcu pomaga pri odgovarjanju na zahteve posameznikov in pri izpolnjevanju njegovih obveznosti glede varnosti.
• O kršitvi varstva osebnih podatkov upravljavca obvesti brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje v 48 urah, ko zanjo izve.
• Ob koncu pogodbe upravljavcu preda njegove podatke (repozitorij) in jih v 30 dneh izbriše s svojih strežnikov, razen kar mora hraniti po zakonu.
• Upravljavcu omogoči preverjanje izpolnjevanja te pogodbe.

5. Varnostni ukrepi

• Vsak upravljavec ima ločeno okolje: svoj strežnik, svoj repozitorij in svoje ključe.
• Ključi do sistemov upravljavca ostanejo na strežniku in jih asistenti ne prikažejo.
• Asistent vidi samo podatke, do katerih ima dostop uporabnik, ki ga sprašuje.
• Osebni podatki kupcev se v datotekah nalog zakrijejo, preden se zapišejo v repozitorij.
• Gradivo nalog se izbriše 30 dni po zaključku naloge.
• Pred vsako spremembo v sistemu upravljavca nastane varnostna kopija; vsaka sprememba je zapisana.
• Povezave so šifrirane, dostop do strežnika ima samo obdelovalec.

6. Podobdelovalci

Upravljavec dovoljuje uporabo spodnjih podobdelovalcev. O novem podobdelovalcu ga obdelovalec obvesti vsaj 30 dni prej; upravljavec lahko ugovarja.

Podobdelovalec	Namen	Kje
Hetzner Online GmbH	strežnik s tablo in delom asistentov	Nemčija
Anthropic PBC	jezikovni model Claude, ki obdela besedilo nalog in vprašanj ter podatke, ki jih asistent prebere	ZDA
GitHub (Microsoft)	repozitorij z nalogami in kodo (osebni podatki kupcev zakriti)	ZDA

Prenos podatkov v ZDA temelji na pogodbah teh ponudnikov o obdelavi podatkov in na mehanizmih za prenos, ki jih določa GDPR. Če upravljavčevi podatki ne smejo zapustiti EU, se obdelovalec in upravljavec dogovorita za obdelavo v EU.

7. Končne določbe

Za pogodbo velja pravo Republike Slovenije. Ob nasprotju med to pogodbo in splošnimi pogoji glede osebnih podatkov velja ta pogodba.

Vzorec, velja od 13. 10. 2026. Podpisano pogodbo upravljavec prejme ob vzpostavitvi.